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マイナンバー取得時の本人確認手続

企業が、従業員のマイナンバー(個人番号)を取得する際には、他人への成りすましを防止するために本人確認を行う必要があります。

従業員のマイナンバー(個人番号)は入社時に一度取得すれば、それを毎年使うことができます。

マイナンバー取得時の本人確認手続

企業にて従業員のマイナンバー取得時の本人確認手続は、
1)マイナンバー確認(個人番号確認)
2)身元確認 
の2つを実施します。

<マイナンバー確認(個人番号確認)>

従業員のマイナンバー(個人番号)は「個人番号カード」「通知カード」など公的書類によって確認します。

<身元確認>

公的な身分証明書(運転免許証またはパスポート等)によって、マイナンバー(個人番号)の提供者がそのマイナンバー(個人番号)を保有する本人であるかどうかの確認を行います。

本人確認時の必要書類

本人確認時の書類は、原則として次の3とおりです。

1)「個人番号カード」
2)「通知カード」+「写真付の身分証明書(運転免許証またはパスポート等)」
3)「住民票(個人番号付)」+「写真付の身分証明書(運転免許証またはパスポート等)」

「個人番号カード」の場合にはそれだけで良いのですが「通知カード」や「住民票(個人番号が記載されたもの)」の場合には「写真付の身分証明書(運転免許証またはパスポート等)」が必要です。

<身元確認書類の例>

運転免許証、運転経歴証明書、パスポート(旅券)、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書 など官公署が発行した書類(その他これに類する書類)で、写真が表示されているものを使用します。

扶養家族のマイナンバー(個人番号)取得と本人確認

従業員に扶養家族がある場合、企業では従業員のみならず「扶養家族のマイナンバー(個人番号)」の提供を受ける必要があります。

扶養家族のマイナンバー(個人番号)取得

扶養家族のマイナンバー(個人番号)は、
1)「扶養控除等(異動)申告書」(給与支払・年末調整)
2)「被扶養者(異動)届」(社会保険)
3)「国民年金第3号被保険者の届出」
などの書類に記載する必要があるため、扶養家族のマイナンバー(個人番号)についても従業員を通じて提供を受ける必要があります。

扶養家族の本人確認

企業が従業員から「扶養家族のマイナンバー(個人番号)」を取得する際に、本人確認は誰が行えば良いのでしょうか。

上記の内「扶養控除等(異動)申告書」、「被扶養者(異動)届」については、従業員本人が被扶養者からマイナンバー(個人番号)の提供を受ける際に本人確認を行うこととなるため、企業ではあらためて被扶養者の本人確認を行う必要はありません。

「国民年金第3号被保険者の届出」は、企業が従業員の配偶者のマイナンバー(個人番号)を記載して提出する書類のあるため、本来は企業が配偶者の本人確認を行なわなければなりません。
しかし、この場合、配偶者等のマイナンバー(個人番号)は従業員を通じて提供されるのが一般的でしょうから、従業員が配偶者の「代理人」としてマイナンバー(個人番号)を企業に提供していると考えるのが実務的です。

つまり、代理人である従業員が配偶者の本人確認を行うこととなるため、この場合も企業ではあらためて被扶養者の本人確認を行う必要はありません。

代理人による本人確認

上記のとおり、従業員の扶養家族の本人確認は、手続きの内容によって本人確認の方法が異なりますが、多くの場合は従業員が確認者となるため、企業であらためて扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

ただし従業員が配偶者や扶養家族の代理人として手続きを行なう際は「委任状」が必要なため、注意が必要です。