「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の作成対象者である株主については、マイナンバー(個人番号)、法人番号を取得しなければなりません。
株主からのマイナンバー(個人番号)取得
自社で株主管理を行っている企業では、自社の業務として各株主のマイナンバー(個人番号)、法人番号の取得を行う必要があります。
株主のマイナンバー(個人番号)取得に当たっては、従業員の場合と同様の取得手続や情報の安全管理の対応が必要です。
信託銀行等に株主管理業務を委託している企業では、番号管理業務についてあらためて業務委託の見直しを行う等の対応が必要です。
株主からのマイナンバー(個人番号)取得方法
株主からマイナンバー(個人番号)を取得する方法として「株主総会の招集通知にマイナンバー(個人番号)、法人番号の回答用紙を同封する」などが考えられます。
しかし、株主と連絡がつかない事も考えられますし、株主の全員が必ず回答してくれるとは限りません。
「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の番号記載欄は法定記載事項のため空白に出来ません。
そのため、全株主からマイナンバー(個人番号)を取得する作業は、企業にとって当面の課題となるため、経過措置・例外措置をよく理解する必要があります。
条件を満たす場合は支払調書 株主の個人番号記載の経過措置、個人番号取得の例外措置の対象となります。
株主からのマイナンバー(個人番号)取得の時期
平成26年12月11日、特定個人情報保護委員会が作成したガイドライン（事業者編）によれば、
「非上場会社の株主に対する配当金の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、（中略）支払の確定の都度、個人番号の告知を求めることが原則であるが、当該株主が株主としての地位を得た時点で個人番号の提供を求めることも可能であると解される。」
と記載されています。
