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マイナンバー取得時の本人確認手続

企業が、従業員のマイナンバー(個人番号)を取得する際には、他人への成りすましを防止するために本人確認を行う必要があります。

従業員のマイナンバー(個人番号)は入社時に一度取得すれば、それを毎年使うことができます。

マイナンバー取得時の本人確認手続

企業にて従業員のマイナンバー取得時の本人確認手続は、
1)マイナンバー確認(個人番号確認)
2)身元確認 
の2つを実施します。

<マイナンバー確認(個人番号確認)>

従業員のマイナンバー(個人番号)は「個人番号カード」「通知カード」など公的書類によって確認します。

<身元確認>

公的な身分証明書(運転免許証またはパスポート等)によって、マイナンバー(個人番号)の提供者がそのマイナンバー(個人番号)を保有する本人であるかどうかの確認を行います。

本人確認時の必要書類

本人確認時の書類は、原則として次の3とおりです。

1)「個人番号カード」
2)「通知カード」+「写真付の身分証明書(運転免許証またはパスポート等)」
3)「住民票(個人番号付)」+「写真付の身分証明書(運転免許証またはパスポート等)」

「個人番号カード」の場合にはそれだけで良いのですが「通知カード」や「住民票(個人番号が記載されたもの)」の場合には「写真付の身分証明書(運転免許証またはパスポート等)」が必要です。

<身元確認書類の例>

運転免許証、運転経歴証明書、パスポート(旅券)、身体障害者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書 など官公署が発行した書類(その他これに類する書類)で、写真が表示されているものを使用します。

マイナンバー(個人番号)取得業務の対象者は?

企業の実務担当者がマイナンバー(個人番号)の提供を受ける必要がある対象者は

(1) 自社で給与支払いを行う全雇用形態の者
(2) 自社で報酬支払いを行う全対象者
(3) その他 (株主・取引先)

(1) 自社で給与支払いを行う全雇用形態の者

「正社員」「契約社員」「嘱託社員」「パートタイマー」「アルバイト」等、名称にかかわらず自社で給与支払いを行う全従業員を対象に、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける必要があります。

「取締役」「役員」も、この区分に含みます。

アルバイトについては、高校生・大学生など学生アルバイト、期間工、短期のアルバイトであっても、個人番号の提供をしてもらう必要があります。

ただし「派遣社員」は、派遣元企業がマイナンバー(個人番号)を取得しますので、派遣先企業においては取得の対象となりません。

(2)自社で報酬支払いを行う全対象者

従業員(上記)以外にも、
・自社で講演会を行う場合の講演者
・販売会社における販促スタッフ
など、会社から報酬を支払う対象者からも、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける必要があります。

「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」にマイナンバー(個人番号)の記載欄が追加されるためです。

(3)その他 (株主・取引先)

その他 (株主・取引先)については、
株主からのマイナンバー取得
取引先からのマイナンバー取得
でご説明します。

扶養家族のマイナンバー(個人番号)取得と本人確認

従業員に扶養家族がある場合、企業では従業員のみならず「扶養家族のマイナンバー(個人番号)」の提供を受ける必要があります。

扶養家族のマイナンバー(個人番号)取得

扶養家族のマイナンバー(個人番号)は、
1)「扶養控除等(異動)申告書」(給与支払・年末調整)
2)「被扶養者(異動)届」(社会保険)
3)「国民年金第3号被保険者の届出」
などの書類に記載する必要があるため、扶養家族のマイナンバー(個人番号)についても従業員を通じて提供を受ける必要があります。

扶養家族の本人確認

企業が従業員から「扶養家族のマイナンバー(個人番号)」を取得する際に、本人確認は誰が行えば良いのでしょうか。

上記の内「扶養控除等(異動)申告書」、「被扶養者(異動)届」については、従業員本人が被扶養者からマイナンバー(個人番号)の提供を受ける際に本人確認を行うこととなるため、企業ではあらためて被扶養者の本人確認を行う必要はありません。

「国民年金第3号被保険者の届出」は、企業が従業員の配偶者のマイナンバー(個人番号)を記載して提出する書類のあるため、本来は企業が配偶者の本人確認を行なわなければなりません。
しかし、この場合、配偶者等のマイナンバー(個人番号)は従業員を通じて提供されるのが一般的でしょうから、従業員が配偶者の「代理人」としてマイナンバー(個人番号)を企業に提供していると考えるのが実務的です。

つまり、代理人である従業員が配偶者の本人確認を行うこととなるため、この場合も企業ではあらためて被扶養者の本人確認を行う必要はありません。

代理人による本人確認

上記のとおり、従業員の扶養家族の本人確認は、手続きの内容によって本人確認の方法が異なりますが、多くの場合は従業員が確認者となるため、企業であらためて扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

ただし従業員が配偶者や扶養家族の代理人として手続きを行なう際は「委任状」が必要なため、注意が必要です。

株主の個人番号に関する経過措置、例外措置

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の作成対象者である株主については、マイナンバー法人番号を取得しなければなりません。

株主と連絡がつかない事も考えられますし、株主の全員が必ず回答してくれるとは限りませんので、
株主からのマイナンバー(個人番号)記載の猶予措置
株主からのマイナンバー(個人番号)取得の例外
を、よく理解する必要があります。

株主からのマイナンバー(個人番号)記載の猶予措置

2016年(平成28年)1月1日の前に証券会社に住所、氏名を告知している既存株主の場合、支払調書へのマイナンバー(個人番号)記載が3年間猶予されます。

この経過措置は「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」など一部の法定調書に限り、また条件を満たした場合に有効です。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得の例外

上記の経過措置とは別に、株主からのマイナンバー(個人番号)取得には次のような例外があります。

(1)株式等振替制度の対象で、株主を証券保管振替機構(ほふり)が管理している企業

この場合、株主のマイナンバー(個人番号)は証券会社を経由して、証券保管振替機構(ほふり)が取得しています。
各企業には、同機構から株主のマイナンバー(個人番号)が提供されます。

(2)株主が株式名簿管理人(株式事務代行機関)を利用している場合

・マイナンバー(個人番号)の取得と保管
・税務署への支払調書の提出
を、株式名簿管理人(株式事務代行機関)が実施することが考えられます。

株式名簿管理人(株式事務代行機関)がマイナンバー(個人番号)を取得することが確認できたら、各企業から株主に働きかける必要はありません。

株主からのマイナンバー取得

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の作成対象者である株主については、マイナンバー(個人番号)、法人番号を取得しなければなりません。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得

自社で株主管理を行っている企業では、自社の業務として各株主のマイナンバー(個人番号)、法人番号の取得を行う必要があります。

株主のマイナンバー(個人番号)取得に当たっては、従業員の場合と同様の取得手続や情報の安全管理の対応が必要です。

信託銀行等に株主管理業務を委託している企業では、番号管理業務についてあらためて業務委託の見直しを行う等の対応が必要です。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得方法

株主からマイナンバー(個人番号)を取得する方法として「株主総会の招集通知にマイナンバー(個人番号)、法人番号の回答用紙を同封する」などが考えられます。

しかし、株主と連絡がつかない事も考えられますし、株主の全員が必ず回答してくれるとは限りません。

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の番号記載欄は法定記載事項のため空白に出来ません。

そのため、全株主からマイナンバー(個人番号)を取得する作業は、企業にとって当面の課題となるため、経過措置・例外措置をよく理解する必要があります。

条件を満たす場合は支払調書 株主の個人番号記載の経過措置、個人番号取得の例外措置の対象となります。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得の時期

平成26年12月11日、特定個人情報保護委員会が作成したガイドライン(事業者編)によれば、
「非上場会社の株主に対する配当金の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、(中略)支払の確定の都度、個人番号の告知を求めることが原則であるが、当該株主が株主としての地位を得た時点で個人番号の提供を求めることも可能であると解される。」
と記載されています。

マイナンバー制度 企業の準備

企業においては、
・給与所得の源泉徴収票の作成、
・社会保険料の支払・事務手続き
などでマイナンバーの取扱いが必要となり、対象業務の洗い出しや対処方針の決定等、マイナンバー制度への円滑な対応に向けた準備を行う必要があります。

マイナンバー制度 企業の準備期間はいつまでか?

個人番号が通知される2015年10月には、社員や株主からの問い合わせが増えます。そのため各企業では遅くとも2015年10月までには実務対応の準備を終えて、各種の問い合わせにも答えられるルールと体制を構築する必要があります。

マイナンバー制度によって2016年1月からは順次、社会保障分野や税分野の申告書類や法定調書を提出する際はそれらの書類に個人番号法人番号を記載する必要があります。

マイナンバー制度 ロードマップ

road-mapマイナンバー制度 ロードマップ

マイナンバー制度 企業の準備対応

マイナンバー制度の稼働に合わせて、各企業における準備対応は、
1)準備推進体制の決定
2)対象業務の洗い出し
3)マイナンバー収集対象者の洗い出し
4)社内規程・マニュアルの整備
5)安全管理措置の検討
6)情報システムの変更
7)業務委託先の監督手法検討
8)マイナンバー収集
等が必要となります。

マイナンバー制度で変わる申告書の書式 (税分野)

マイナンバー制度は、社会保障分野や税分野の手続きが、全て電子申請で出来る「ワンストップサービス」を目標としていますから、各企業の実務においては、
社会保障分野の届出書類
税分野の申告書
などの様式が変更されて、マイナンバーや法人番号を記載の上で提出することになります。

税分野の申告書類の内、マイナンバー法人番号を記載する必要がある書類の主なものは次のとおりで、平成28年(2016年)1月1日提出分から変更が必要です。

税分野の申告書

<従業員等の個人番号を記載する書類>
・給与所得者扶養控除等(異動)申告書
・給与所得の源泉徴収票
・住民税給与支払報告書
・退職所得の源泉徴収票
・住民税退職所得の特別徴収票
・非居住者等に支払われる給与・報酬・年金および賞金の支払調書

<取引先の番号を記載する書類>
・報酬・料金・契約金および賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書

<株主の個人番号を記載する書類>
・配当・剰余金の分配および基金利息の支払調書

<顧客の番号を記載する書類> (金融機関のみ)
・オープン型証券投資信託収益の分配の支払調書 <証券会社>
・先物取引に関する支払調書 <証券会社>
・株式等の譲渡の対価の支払調書
・特定口座年間取引報告書 <金融商品取引業者>
・生命保険契約等の一時金の支払報告書 <生命保険会社>
・生命保険契約等の年金の支払報告書 <生命保険会社>   等々

マイナンバー制度で変わる申請書類の書式 (社会保障分野)

マイナンバー制度は、社会保障分野や税分野の手続きが、全て電子申請で出来る「ワンストップサービス」を目標としていますから、各企業の実務においては、
社会保障分野の届出書類
税分野の申告書
などの様式が変更されて、マイナンバーや法人番号を記載の上で提出することになります。

社会保障分野の申請書類の内、マイナンバー法人番号を記載する必要がある書類の主なものは次のとおりで、平成28年(2016年)1月1日提出分から変更が必要です。

社会保障分野 健康保険と厚生年金の主な届出書類

・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
・健康保険被扶養者(異動)届/第3号被保険者関係届
・健康保険・厚生年金保険賞与支払届
・被保険者報酬月額算定基礎届
・育児休業等取得者申出書(新規・延長)/終了届
・傷病手当金支給申請書
・出産育児一時金支給申請書
・出産手当金支給申請書
・高額療養費支給申請書   他

社会保障分野 雇用保険の主な届出書類

・雇用保険被保険者資格取得届
・雇用保険被保険者資格喪失届
・高年齢雇用継続給付受給資格確認票
・高年齢雇用継続給付申請書
・育児休業給付受給資格確認票
・育児休業給付金支給申請書
・介護休業給付金支給申請書
・雇用保険被保険者離職証明書   他

マイナンバー制度 企業は個人番号関係事務実施者

マイナンバー(個人番号)を取り扱う者は次のように区分されます。

個人番号利用事務等実施者とは?

マイナンバー(個人番号)を取り扱う者は「個人番号利用事務等実施者」と呼ばれます。

個人番号利用事務等実施者には二種類あって、「個人番号利用事務実施者」と「個人番号関係事務実施者」に区分されます。

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個人番号利用事務実施者とは?

「個人番号利用事務実施者」とは、マイナンバー(個人番号)を使って、行政事務を処理する国の行政機関、地方公共団体、独立行政法人等のことです。

「個人番号利用事務」とは、行政機関や地方公共団体等が、保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を検索し管理するために個人番号を利用して処理する事務のことを指します。

個人番号関係事務実施者とは?

「個人番号関係事務実施者」とは、法令や条例に基づいてマイナンバー(個人番号)を記載した書面の提出などを個人番号利用事務実施者に行う者のことです。

「個人番号関係事務実施者」についてマイナンバー法には次のように定められています。
「他人の個人番号を記載した書面の提出そのほかの他人の個人番号を利用した事務を行うものとされた者は、当該事務を行うために必要な限度で個人番号を利用することができる」(マイナンバー法第9条)

企業は「個人番号関係事務実施者」として、マイナンバー法に定められた場合以外に個人番号を利用することは出来ません。

マイナンバーとは何か?

マイナンバーとは、日本に住民票を持つ全ての人に、一人に一つずつ、つけられる個人番号(12桁)のことです。

マイナンバーとは何か?

マイナンバーは「マイナンバー法」(正式には「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用などに関する法律」)に基づいて付与されます。

マイナンバーを利用して、国が行うマイナンバー制度が推進されます。

マイナンバーの法律上の正式名称は「個人番号」ですが、募集によって「マイナンバー」という愛称になりました。

マイナンバーは一生使うものです。特別な場合を除いて、一生変更されません。

マイナンバーの通知

2015年(平成27年)10月から、住民登録している全ての人に「個人番号」(マイナンバー)が、全ての法人には「法人番号」が通知されます。

マイナンバーの通知は
・住民登録している市町村から
・住民票の住所宛に
「マイナンバー通知カード」が送られてきます。

マイナンバー制度の目的

マイナンバーは、国や行政など複数の機関に存在する各個人のさまざまなデータをひもづける事で、より効率的で効果的なサービスを提供することを目的に導入されます。