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マイナンバー(個人番号)取得業務の対象者は?

企業の実務担当者がマイナンバー(個人番号)の提供を受ける必要がある対象者は

(1) 自社で給与支払いを行う全雇用形態の者
(2) 自社で報酬支払いを行う全対象者
(3) その他 (株主・取引先)

(1) 自社で給与支払いを行う全雇用形態の者

「正社員」「契約社員」「嘱託社員」「パートタイマー」「アルバイト」等、名称にかかわらず自社で給与支払いを行う全従業員を対象に、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける必要があります。

「取締役」「役員」も、この区分に含みます。

アルバイトについては、高校生・大学生など学生アルバイト、期間工、短期のアルバイトであっても、個人番号の提供をしてもらう必要があります。

ただし「派遣社員」は、派遣元企業がマイナンバー(個人番号)を取得しますので、派遣先企業においては取得の対象となりません。

(2)自社で報酬支払いを行う全対象者

従業員(上記)以外にも、
・自社で講演会を行う場合の講演者
・販売会社における販促スタッフ
など、会社から報酬を支払う対象者からも、マイナンバー(個人番号)の提供を受ける必要があります。

「報酬、料金、契約金および賞金の支払調書」にマイナンバー(個人番号)の記載欄が追加されるためです。

(3)その他 (株主・取引先)

その他 (株主・取引先)については、
株主からのマイナンバー取得
取引先からのマイナンバー取得
でご説明します。

株主の個人番号に関する経過措置、例外措置

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の作成対象者である株主については、マイナンバー法人番号を取得しなければなりません。

株主と連絡がつかない事も考えられますし、株主の全員が必ず回答してくれるとは限りませんので、
株主からのマイナンバー(個人番号)記載の猶予措置
株主からのマイナンバー(個人番号)取得の例外
を、よく理解する必要があります。

株主からのマイナンバー(個人番号)記載の猶予措置

2016年(平成28年)1月1日の前に証券会社に住所、氏名を告知している既存株主の場合、支払調書へのマイナンバー(個人番号)記載が3年間猶予されます。

この経過措置は「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」など一部の法定調書に限り、また条件を満たした場合に有効です。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得の例外

上記の経過措置とは別に、株主からのマイナンバー(個人番号)取得には次のような例外があります。

(1)株式等振替制度の対象で、株主を証券保管振替機構(ほふり)が管理している企業

この場合、株主のマイナンバー(個人番号)は証券会社を経由して、証券保管振替機構(ほふり)が取得しています。
各企業には、同機構から株主のマイナンバー(個人番号)が提供されます。

(2)株主が株式名簿管理人(株式事務代行機関)を利用している場合

・マイナンバー(個人番号)の取得と保管
・税務署への支払調書の提出
を、株式名簿管理人(株式事務代行機関)が実施することが考えられます。

株式名簿管理人(株式事務代行機関)がマイナンバー(個人番号)を取得することが確認できたら、各企業から株主に働きかける必要はありません。

株主からのマイナンバー取得

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の作成対象者である株主については、マイナンバー(個人番号)、法人番号を取得しなければなりません。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得

自社で株主管理を行っている企業では、自社の業務として各株主のマイナンバー(個人番号)、法人番号の取得を行う必要があります。

株主のマイナンバー(個人番号)取得に当たっては、従業員の場合と同様の取得手続や情報の安全管理の対応が必要です。

信託銀行等に株主管理業務を委託している企業では、番号管理業務についてあらためて業務委託の見直しを行う等の対応が必要です。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得方法

株主からマイナンバー(個人番号)を取得する方法として「株主総会の招集通知にマイナンバー(個人番号)、法人番号の回答用紙を同封する」などが考えられます。

しかし、株主と連絡がつかない事も考えられますし、株主の全員が必ず回答してくれるとは限りません。

「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」の番号記載欄は法定記載事項のため空白に出来ません。

そのため、全株主からマイナンバー(個人番号)を取得する作業は、企業にとって当面の課題となるため、経過措置・例外措置をよく理解する必要があります。

条件を満たす場合は支払調書 株主の個人番号記載の経過措置、個人番号取得の例外措置の対象となります。

株主からのマイナンバー(個人番号)取得の時期

平成26年12月11日、特定個人情報保護委員会が作成したガイドライン(事業者編)によれば、
「非上場会社の株主に対する配当金の支払に伴う支払調書の作成事務の場合は、(中略)支払の確定の都度、個人番号の告知を求めることが原則であるが、当該株主が株主としての地位を得た時点で個人番号の提供を求めることも可能であると解される。」
と記載されています。

マイナンバー制度で変わる申告書の書式 (税分野)

マイナンバー制度は、社会保障分野や税分野の手続きが、全て電子申請で出来る「ワンストップサービス」を目標としていますから、各企業の実務においては、
社会保障分野の届出書類
税分野の申告書
などの様式が変更されて、マイナンバーや法人番号を記載の上で提出することになります。

税分野の申告書類の内、マイナンバー法人番号を記載する必要がある書類の主なものは次のとおりで、平成28年(2016年)1月1日提出分から変更が必要です。

税分野の申告書

<従業員等の個人番号を記載する書類>
・給与所得者扶養控除等(異動)申告書
・給与所得の源泉徴収票
・住民税給与支払報告書
・退職所得の源泉徴収票
・住民税退職所得の特別徴収票
・非居住者等に支払われる給与・報酬・年金および賞金の支払調書

<取引先の番号を記載する書類>
・報酬・料金・契約金および賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書

<株主の個人番号を記載する書類>
・配当・剰余金の分配および基金利息の支払調書

<顧客の番号を記載する書類> (金融機関のみ)
・オープン型証券投資信託収益の分配の支払調書 <証券会社>
・先物取引に関する支払調書 <証券会社>
・株式等の譲渡の対価の支払調書
・特定口座年間取引報告書 <金融商品取引業者>
・生命保険契約等の一時金の支払報告書 <生命保険会社>
・生命保険契約等の年金の支払報告書 <生命保険会社>   等々

マイナンバー制度で変わる申請書類の書式 (社会保障分野)

マイナンバー制度は、社会保障分野や税分野の手続きが、全て電子申請で出来る「ワンストップサービス」を目標としていますから、各企業の実務においては、
社会保障分野の届出書類
税分野の申告書
などの様式が変更されて、マイナンバーや法人番号を記載の上で提出することになります。

社会保障分野の申請書類の内、マイナンバー法人番号を記載する必要がある書類の主なものは次のとおりで、平成28年(2016年)1月1日提出分から変更が必要です。

社会保障分野 健康保険と厚生年金の主な届出書類

・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
・健康保険被扶養者(異動)届/第3号被保険者関係届
・健康保険・厚生年金保険賞与支払届
・被保険者報酬月額算定基礎届
・育児休業等取得者申出書(新規・延長)/終了届
・傷病手当金支給申請書
・出産育児一時金支給申請書
・出産手当金支給申請書
・高額療養費支給申請書   他

社会保障分野 雇用保険の主な届出書類

・雇用保険被保険者資格取得届
・雇用保険被保険者資格喪失届
・高年齢雇用継続給付受給資格確認票
・高年齢雇用継続給付申請書
・育児休業給付受給資格確認票
・育児休業給付金支給申請書
・介護休業給付金支給申請書
・雇用保険被保険者離職証明書   他

マイナンバーとは何か?

マイナンバーとは、日本に住民票を持つ全ての人に、一人に一つずつ、つけられる個人番号(12桁)のことです。

マイナンバーとは何か?

マイナンバーは「マイナンバー法」(正式には「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用などに関する法律」)に基づいて付与されます。

マイナンバーを利用して、国が行うマイナンバー制度が推進されます。

マイナンバーの法律上の正式名称は「個人番号」ですが、募集によって「マイナンバー」という愛称になりました。

マイナンバーは一生使うものです。特別な場合を除いて、一生変更されません。

マイナンバーの通知

2015年(平成27年)10月から、住民登録している全ての人に「個人番号」(マイナンバー)が、全ての法人には「法人番号」が通知されます。

マイナンバーの通知は
・住民登録している市町村から
・住民票の住所宛に
「マイナンバー通知カード」が送られてきます。

マイナンバー制度の目的

マイナンバーは、国や行政など複数の機関に存在する各個人のさまざまなデータをひもづける事で、より効率的で効果的なサービスを提供することを目的に導入されます。

マイナンバー制度とは何か?

マイナンバーを利用したマイナンバー制度とはどのような制度なのでしょうか?

マイナンバー制度の概要

マイナンバー制度とは、マイナンバーを利用して国が行なう「社会保障・税番号制度」のことで、
 1. 社会保障
 2. 
 3. 災害対策
の各分野でマイナンバーが導入されます。

マイナンバー法に定められた用途以外でマイナンバーを確認することは禁止されています。

マイナンバーは、複数の機関に存在する個人の情報を同一人物の情報であるということの確認を行うための基盤となって、社会保障・税制度の効率性・透明性を高める目的で使用されます。

社会保障分野での利用

マイナンバーは次のような社会保障の分野で使用されます。
 ・年金の資格取得・確認・給付を受けるとき
 ・雇用保険の資格取得・確認・給付を受けるとき
 ・福祉分野の給付を受けるとき
 ・生活保護を受けるとき

またハローワークでの事務、医療保険の保険料徴収事務、医療保険者における手続、低所得対策の事務等にマイナンバーが使用されます。

税金分野での利用

国民や企業が税務署に提出する書類(確定申告書類、各種の届出書、調書など)にマイナンバー(個人番号)または法人番号を記載して、税金事務に利用されます。

災害対策分野での利用

被災者生活支援金の支給に際してマイナンバーが利用されます。

通知カードとは何か?

通知カードとは、日本に住む全住民にマイナンバー(個人番号)をお知らせするカードです。

通知カードとは何か?

通知カードとは、市町村が個人番号(マイナンバー)をお知らせするために送付するカードです。

マイナンバーは2015年(平成27年)10月時点の住民登録に基づいて自動的に付番され、赤ちゃんからお年寄りまで全ての人に個人番号通知カードが届きます。

通知カードには、「個人番号」「氏名」「性別」「生年月日」「住所」が記載されています。

通知カードは制度開始時点で送付されるとともに、万一、番号の漏えいなどでマイナンバーが変更されたときにも送付されます。

通知カードの使い方

通知カードは、行政機関等に自分の個人番号を伝える際に証拠として提示することができます。

通知カードが届いた後に転居をした場合は、転入した市町村に提出して内容を変更する必要があります。

通知カードは、市町村で個人番号通知カードを受領するときに交換で提出します。

通知カードで本人確認は出来ない

通知カードには本人の顔写真が掲載されていないため、本人確認には使えません。

そのため通知カードで自分の個人番号を伝える際には、運転免許証等の本人確認書類を同時に提示しなければなりません。

個人番号カードとは何か?

個人番号カードとはマイナンバー制度に使用するカードで、住民基本台帳カードの後継となるICカードです。

個人番号カードとは何か?

個人番号カードはマイナンバー(個人番号)を証明する公的な書類であるとともに顔写真が掲載されているため、身分証明証にもなります。

個人番号カードには「顔写真」とともに「氏名」「性別」「生年月日」「住所」「個人番号」が記載されています。

個人番号カードにはICチップが内蔵されており、さまざまな情報を書き込むことが出来るため、電子マネー各種ポイント
図書館の貸出カード定期券など民間の分野でも利用可能になると言われています。

個人番号カードの受領方法

個人番号カードは市町村で所定の手続きを行った上で、個人番号通知カードと交換で受け取ることができます。(2016年1月以降)

ただし個人番号カードの取得は個人の任意となっています。

個人番号カードと通知カード

個人番号カードを取得しない場合や、個人番号カードを取得するまでの期間は個人番号通知カードが各自の個人番号を証明する書類となります。

通知カードは2015年(平成27年)10月から送付され、個人番号カードは2016年(平成28年)1月以降に受領することができます。

個人番号カードと住民基本台帳カード

個人番号カードは「住民基本台帳カード」の後継となるカードです。

既にお手元にある住民基本台帳カードは継続して利用することができますが、マイナンバー制度導入以降に新規発行されるのは個人番号カードだけです。

法人番号とは何か?

法人番号は国税庁から全ての法人に書面をもって通知されます。

法人番号とは何か?

法人番号とは、全ての法人を個々に正確に識別できる13桁の番号で、国税庁が各法人に書面で通知します。
法人番号の13桁は、「検査用数値1桁」+「会社法人番号12桁」で構成されます。

法人番号は「一法人につき一番号」が指定され、支店や事業所が独自の番号を持つことはありません。
また法人番号は、一度決まったら変更することはありません。
個人番号のようにプライバシー保護の必要が無いからです。

法人番号は、仮に法人が倒産したり、廃業したりしても番号はそのまま継続して残りますが、新たな会社がその法人番号を使用することはありません。

法人番号の対象となるのは?

法人番号の付番対象となるのは
1) 会社法等により登記を行った法人
2) 国の機関・地方公共団体
3) 上記以外の法人又は人格のない社団等で税法上「給与等の支払いをする事務所の開設等の届出書」「収益事業開始の届出書」を提出することとされているもの等
です。

法人番号の検索サービス

法人番号は、原則として誰でも見ることや使うことができるようにするため、国税庁がホームページを通じて法人番号の検索サービスを行います。

閲覧できるのは、法人等の基本3情報といわれる次の3点です。
 1) 商号又は名称
 2) 本店又は主たる事務所の所在地
 3) 法人番号